インターンシップや、就職活動を行う中で、履歴書やエントリーシートなどの書類を企業に提出する機会が多くなってきます。
皆さん、自分の過去や特性と向き合い、書類の中身を作り込まれる一方で、見落としがちなのが、その書類の送り方です。
企業や担当者に宛てて書類を送る際には、「送付状」という書類が必要になります。
「え、書類をそのまま送ったらダメなの？」
「送付状って何を書いたらいいんだろう？」
そんなことも少なくはありません。
今回の記事では、インターンシップや就職活動における送付状をつける目的から、実際の書き方を解説してきます。
インターンシップや就職活動の中で、履歴書やエントリーシートを企業に送る際、必要なのが、封筒の中に何を何枚入れたのか、ひと目で分かる「送付状」です。
書類だけを封筒に入れて送るのはマナー違反になってしまいますので、注意しましょう。
送付状があることで、受け取り手は「何の書類が、誰から送られてきたのか」ということを把握することができます。また、送付状に簡単な挨拶文を添えることで、挨拶状としての役割をもたせることも出来ます。
つまり、送付状には「書類もしっかり読む気になってもらう」という役割があるのです。
ビジネスの場では、応募書類と添え状を一緒に送るのがマナーです。
いきなり本題に入らず、一枚クッションを挟むことで、企業に「しっかりした人」「礼儀正しい人」という印象を与えることが出来ます。
せっかく熱意を込めて書いた書類ですので、良いイメージで読んでもらえるように、送り方のマナーにも注意を払いましょう。
受け取り手の印象を左右する送付状ですが、送付状にはどのようなことを記入するとよいのでしょうか？
送付状には、ビジネスマナーとして書き方のルールがあります。
そこで、この章では送付状の正しい書き方を解説していきます。
応募先企業に提出する日付を右上に記入しましょう。
西暦、年号どちらでも問題ありません。
日付の次に宛名を記入しましょう。位置は、日付より下、左上に記入します。
この時、「株式会社」「～ホールディングス」などを略さずに正式名称を書きます。
また、「企業名」「部署名」「担当者名」まで記入するのを忘れないようにしましょう。
担当者名がわからない場合は、企業宛や部署宛で提出する、あるいは「〇〇ご担当者様」（例：採用ご担当者 様）と記入することもできます。
企業宛や部署宛で送る際には、「〇〇会社 様」ではなく「〇〇会社 御中」となりますので注意しましょう。（例：株式会社〇〇 人事部 御中 ）
宛名より下、右側に差出人（自分の名前や連絡など）の情報を記載します。
その際、大学・学部・学科名・氏名・連絡先（電話番号、メールアドレス）を記載しておきましょう。
ここで記入する連絡先には、書類を提出した後、企業から連絡がある場合があります。
日頃から連絡がつきやすい携帯電話の番号やメールアドレスを書くようにしましょう。
差出人名よりも下、中央に、見やすい位置に、送付状の件名を記載します。
送った書類の内容がすぐわかるようなタイトルを心がけましょう。
（例えば「選考応募書類のご送付の件」など）
タイトルの下に本文を記入します。
本文の内容・要件以外に、文頭に「拝啓」などの頭語、文末に「敬具」などの結語を書くことを忘れないようにしましょう。「前略」などの頭語は、送付状に適していませんので避けましょう。
また、ここの挨拶文では、「貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます」「時下、ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます」など、受け取った側を祝福するような挨拶文を書くのが一般的です。
要件に関しては、「貴社の採用選考に応募させていただきたく、下記の書類を送付致します」など内容を端的に記入し、終わりに「何卒よろしくお願い申し上げます」など結びの挨拶文を最後に記入しましょう。
同封している書類名と枚数を箇条書きでまとめて記入します。
本文より下、中央に「記」と記入します。次は「記」より下に、箇条書きで「書類名」と「枚数」を記入します。最後に、右下に「以上」と記入して完成です。
この章では、送付状を作成する上での注意点を紹介してきます。
送付状で不安に思っていることや、疑問が残っている方は、ぜひ参考にしてみてください！
絶対にやってはいけない間違いが、宛名の間違いです。
送付状には「何の書類が、誰から送られてきたのか」が記載されていますので、宛名が間違っていると、送り先を間違えていると勘違いされる可能性があります。
また、ビジネスマナーとして、企業名や担当者名を間違えるということは、ご法度。送り先の企業からの信頼を大きく落としてしまいます。注意しましょう。
誤字脱字も、やってはいけない間違いの一つです。
特に企業名や、担当者名などの固有名詞は間違いやすく、絶対にやってはいけない間違いです。「邉」と「邊」、「川」と「河」など特に間違えやすい漢字には注意を払いましょう。
誤字脱字を防ぐためには、友人や家族にチャックしてもらったり、自分で声に出して読み上げてみる、といったことが有効です。周囲の協力を得ながらミスを減らしていきましょう。
自己PRと同様、「採用担当者の印象UP」を目的に添え状を「手書き」で書くことをおすすめするWebサイトを見かけますが、これも間違いです。添え状の作成に時間をかけ過ぎることは、ビジネスパーソンとして優先順位を置けていないとマイナス評価になってしまいます。
送付状の最初に入れる挨拶として、次のようなものがよく使われます。
「時下、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」
「時下、貴社におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます」
「時下」とは手紙の冒頭に良く用いられる、一年中使える時候の挨拶です。
季節に合わせて変える必要がないため、とても使い勝手の良い言葉ですが、
さらに丁寧な印象を与えたい場合はこの「時下」の代わりに時候の挨拶を入れると良いでしょう。
4月に送る送付状の場合、
「時下」と「春暖の候」のどちらでも良いということになります。
時候の挨拶は季節によって使うべき言葉が異なります。
以下の文を参考にしてください。
練りに練った自己PRや志望動機。担当者に伝えたい想いは分かりますが、送付状にまで書くと「送付状の役割を知らないのか」とマイナス印象になることもあるようです。
送付状の役割あくまで「書類もしっかり読む気になってもらう」ことです。このことを意識し、内容を書くように心がけましょう。
送付状の自分の連絡先やあいさつ文は毎回使うものなので、テンプレートを作っておけば効率的です。「拝啓」と「敬具」、「記」と「以上」はセットで使われるもので、文書ソフトによっては、頭語を入力すると自動的に結語が出ますので上手に利用しましょう。
あると便利なテンプレートですが、宛名を間違えると提出先の企業に対して大変失礼なことになります。
テンプレートを作るときは、ダミーの社名を入れるのではなく、空欄にアンダーラインを引いておくなどして、うっかり社名を差し替え忘れるミスを防ぎましょう。
書類が複数枚ある場合は添え状を上にし、クリアファイルにいれてから封筒へ入れましょう。こうすれば、万が一封筒が水にぬれてしまっても安心です。
せっかく用意した書類も、端がヨレヨレだったり、雨でぬれたりすると、受け取る人のに印象が悪くなります。相手のことを考えて書類を準備しましょう！
