オンライン(リモート)インターンシップ参加前に心得ておきたいマナー6カ条

コロナ禍で従来の生活様式が根本的に変化したこの1年。インターンシップや採用活動でもオンライン化に舵を切る企業が増えました。大学生の皆さんも、オンラインのインターンシップに参加したことがある、もしくは、これから参加予定だという学生さんも多いのではないでしょうか。

大学もオンライン授業で、その環境に慣れている学生さんも多いと思います。一方で、インターンシップは「社会人体験」でもあります。講義中心の大学授業とは異なり、事前準備やマナー、コミュニケーションの取り方など、ちょっとした心構えや気配りが必要になってきます。

そこで今回はオンライン(リモート)インターンシップに参加する前に、心得ておきたいマナー6カ条をご紹介します。

オンライン(リモート)インターンシップ事前準備編

その1 極力パソコンで参加しましょう

オンラインのインターンシップでは、画面共有しながら会社説明を受けたり、オンラインで社内見学といったプログラムを準備されている企業さんもいます。スマートフォンだと画面が小さくて、せっかく覗ける社内の様子もあまり見えなかったらもったいないですよね。またExcelやPowerPointを使いながらグループワークを行うことも多いです。パソコンを持っている場合は、事前にパソコンに企業指定のオンラインツール(ZoomやTeamsなど)をダウンロードして準備しておきましょう。
しかし、パソコンだとWiFiの接続不良が起きやすいという人もいます。スマートフォンの方が安定しているという場合は、企業担当者に「パソコンから入室すると時々固まってしまうことがあるので、スマートフォンと2台で入らせていただいても良いでしょうか?」と確認の上、2台で入室するということも出来ます。そうした工夫をしてみましょう。

その2 WEBカメラに映る自分の見え方をチェックしましょう

直接訪問型のインターンシップの時は、服装や髪型など、身だしなみはしっかり整えていきますよね?自宅などから参加しているとはいえ、企業に出向いているという意識を忘れずに臨みましょう。どんな時も第一印象は大切です。

●服装

私服OKの場合はスーツまで着る必要はありませんが、首回りがヨレヨレのシャツやキャミソールなど下着のような格好はNGです。

●髪型・化粧

寝起きのボサボサ髪・髭、眉毛無しやスッピンはNGです。インターンシップは起床して入室(=出社)準備も含めて社会人体験です。社会人と同じように身だしなみを整えて、爽やかな印象を残しましょう。

●意外と大事!カメラ映り

WEBカメラの位置は目線より少し上の画角に設置する方が映りがよくなります。下から煽るように撮ると二重あごに見えたり、鼻の穴が丸見えになったりしてしまうことがあります。また下からの角度では、少し椅子の背もたれに背中をつけただけで、ふんぞり返って偉そうに見えてしまうこともありますので注意が必要です。また、時々逆光で顔が真っ暗で見えない学生さんもいますので事前にチェックを。インターンシップに行く前に自分のカメラ映りを整えておきましょう。

その3 オンラインツールに入室後は、まず自分の名前を設定しましょう

企業側から事前に名前設定の指定がある場合もありますが、特に指示が無い場合は「名前+大学名」で名前の変更をして準備しておきましょう。企業担当者から言われる前にここまでやっておくと親切です。

参考:Zoomの場合の名前変更

パソコンから参加する場合

①自分の顔が映っている画面上で「右クリック」
②「名前の変更」を選択
➂「名前+大学名」に設定

スマートフォンから参加する場合

①スマートフォンの下部にあるメニューバーから「参加者」をクリック
②ご自身のアカウントをクリックし「名前の変更」を選択
➂「名前+大学名」に設定

オンライン(リモート)インターンシップ実践編

その4 印象がグッと良くなるワンポイントアドバイス

オンラインインターンシップでは相手が目の前にいるわけではありません。そのため、表情やジェスチャーなどが相手に伝わりづらく、反応が見えないと「あれ?固まってるのかな?声が聞こえてなかったかな?」と、お互いに会話に集中できない事態に陥ることもあります。ノーリアクション・能面で話を聴かれていたら、企業担当者も話がしずらくなりますよね。オンラインでインターンに参加する際は、普段より大きく頷く・大きくリアクションを返すことを意識して、「相手に話を聞いている姿勢」を示すことが大切です。これはインターンシップや就活に限らず、学生の皆さんが社会人になった時、お客様とのオンライン商談や社内会議などが当たり前になってきている社会の中で、コミュニケーション(相手への配慮・気遣い・安心感)の第一歩として非常に大切です。頷き・笑顔・ジェスチャーなど会話でのリアクションは通常の1.5倍で頑張ってみましょう。

その5 表情が伝わりにくい時はスタンプやチャットを活用してコミュニケーションを図りましょう

上述したように、まずはいつもより大きな頷きや表情・ジェスチャーで意思表示をすることが大事ですが、参加学生が多い場合などは、例えば手を挙げていても企業担当者が気付かない場合があります。そういった時は、オンラインツールに元々備わっている「スタンプ」や「チャット」「手を挙げる」機能を活用して相手に自分の意思を伝えましょう。

その6 使い分けよう画面表示(Zoomの場合)

一般的に使用している企業が多いZoomの画面表示の使い分けをご紹介します。

画面には参加者全員が見える「ギャラリービュー」、話をしている人を大画面で表示する「スピーカービュー」、共有資料を見やすくする「左右表示」などがあります。プログラム内容に合わせて、適宜画面を使い分けるとより見やすくなります。

●参加者みんなの表情が見たい時は「ギャラリービュー」がおススメ
●話し手の表情が見たい時や 社内見学ツアーなどは画面が大きく見える「スピーカービュー」がおススメ
●画面共有された資料を見る時は「左右表示モード」がおススメ

まとめ

インターンシップは企業側も、オンラインで直接仕事現場を見せることが出来なくても、何か少しでも学生さんに職業観醸成や学びのお土産を持って帰ってもらえるようにと、時間をかけて準備をしています。

いざ、インターンシップ当日は、どれだけ質の高いお土産を持って帰れるかは、対面でもオンラインでも、皆さん次第です。前のめりな気持ちを、事前準備で表したり、頷きや笑顔を1.5倍で頑張ってみたり、勇気を出して質問をしてみたりと、何かひとつ行動に表してみることで、業界・企業研究という側面だけではなく、皆さん自身の成長にも必ず繋がります。

オンラインインターンシップが初めてで不安という学生さんもいるかもしれませんが、ぜひこの6カ条を持って、安心してインターンシップの舞台に飛び込んでみて下さいね。この記事を読んでくれた学生の皆さんの成長を心から応援しています。