就職活動では、採用担当者とのやりとりやOB・OG訪問の連絡など、メールを使ったやりとりが普段より増えていきます。
企業とのメールでも、友達との連絡やネットショッピングなどで普段使っているメールアドレスをそのまま使用してもいいのでしょうか？就活用に新しいアドレスを作ろうか、迷っている方も多いのではないでしょうか。
今回の記事では、就職活動にあたって注意したいメールの使い方と、メールアドレスの設定方法を紹介していきます！
学生生活でもメールを利用する機会は多いと思います。
日頃から問題なく連絡が取れているのに、就活のために新しくメールアドレスを作る必要があるのでしょうか？
そこでまずは、就活用にメールアドレスをつくるメリットを紹介します。
就活が本格化してくると、ナビサイトからのお知らせや企業からの連絡、選考中の企業からの結果通知など、一日20〜30通のメールを受信するケースが多くなります。
普段使いのメールアドレスで就職活動を行っていると、ショッピング系のスパムメールや迷惑メールなども合わさって、受信ボックスがごちゃごちゃして確認しにくくなってしまいます。
ただでさえ就活は疲れるのに、余計な労力は使いたくないですよね。そこで、就活専用のメールアドレスを準備することをおすすめします。
就活用のアドレスに届いた＝就活の連絡と瞬時に判断することができるため、情報が整理しやすくなるのです。
普段使いのメールアドレスで就職活動を行ってしまうと、大量のメールが届く中で、重要なメールを見落としてしまうかもしれません。それだけではなく、次の選考に必要な持ち物などが記載されたメールを、後から見直そうとしても探す手間がかかってしまいます。ひどい場合には、スパムメールを処理しているときに、企業からのメールも誤って一緒に削除してしまうことだって考えられます。
就活専用のメールアドレスを活用すれば、情報の整理が楽になるメリットを紹介しました。情報の整理ができていれば、必要なメールを必要なときに、すぐ探し出すこともできるのです。
便利な就活用のメールアドレスですが、実はメールアドレスで企業への印象を悪くしてしまうケースがあります。
たとえば、恋人やアニメキャラの名前、なんだかわからないアルファベットと数字の羅列も、担当者を混乱させてしまいます。
そこで、担当者を混乱させないためにも、良い印象(無難な)メールアドレスとNGなメールアドレスについて紹介します。
新しくアドレスを作ろうか迷っている方は、参考にしてみてください。
まずは印象の良いメールアドレスについて紹介していきます。
大学で発行してくれるメールアドレスは、企業側でも「○○大学の就活生だな」と一目でわかるため、安心感を持ってもらいやすいのです。また、プライベートでは使っていない場合が多く、就活専用にしやすいメリットもあります。
名前が入っているアドレスは、シンプルでおすすめです。
名前や誕生日がベースのメールアドレスなら、企業からの印象が悪くなることはありません。
就活用のメールアドレスは、自分で覚えられる長さにしましょう。作成したメールアドレスは就活サイトのログインIDとして使用する場合もありますし、履歴書やエントリーシートの連絡先記入枠に記載する場合もあります。
あまりにも長く覚えにくいアドレスだと、後々自分が苦労してしまいます。また、企業側が入力ミスをして、重要な連絡が届かなくなる可能性もあるため、覚えやすい長さのアドレスを作るように心がけましょう。
続いて、印象を悪くしてしまうアドレスの特徴を紹介します。
単に文字列が連なったものだと、書き損じや入力ミスが起こる可能性が高まります。
就活用のメールアドレスでは、企業側への気遣いも必要になります。とくに意味もなく文字を羅列することは極力避けましょう。また、大文字のI(アイ)や小文字のl(エル)など、パッとみて判別しにくい文字同士を並べるのも控えましょう。
自分の趣味が強く押し出されているものや、恋人絡みの単語も避けるようにしましょう。ビジネスシーンで使用しても違和感を感じないアドレスを作成するようにしましょう。
大学指定のメールアドレスを使わない場合は、新しくメールアドレスを作成する必要があります。その際におすすめなのがGmailです。
GmailはGoogleが提供しているさまざまな機能と連携ができるため、効率よく就活を進めことができます。ここではGmailを使うメリットと、おすすめの使い方・設定を紹介します。
Gmailでやり取りをして説明会などの予定が決まった場合、そのまま予定をGoogleカレンダーに反映させることができます。そのため、スケジュールが管理しやすくて便利です。
カレンダーとの連携方法は以下の画像を参考にしてください。
①Gmail上に表示されているカレンダーのアイコンをクリック
②[+予定を作成]ボタンをクリック
③予定をカレンダーに記入
・タイトルにはその日の予定を記入
・開始と終了の時刻を入力
・備考欄には、持ち物などのメモを記入
④[保存]ボタンを押して、予定の登録を完了する
Gmailは、スマホのChromeやSafariといったブラウザ上で確認できる他、メール確認用のアプリも用意されています。また、iOSやAndroidにデフォルトで搭載されているメール確認用アプリからも送受信が可能です。
説明会や面接など、何かと移動が多い就職活動では、外でもメールを確認したいシーンが多くあります。みなさんもすでに活用されていることとは思いますが、Gmailはスマホからも確認がしやすくなっているのです。
必要に応じてアプリをインストールし、スマホからもメールがチェックできるようにしておきましょう！
| iOS版 | アプリ：Gmail – Eメール by Google |
| Android版 | アプリ：Gmail – Google Play |
Gmailでは、メールの末尾に署名を自動で記載することができます。
署名とは、自分の名前や所属している組織などのプロフィールを、メールの終わりに記載することを言います。
署名があると、差出人がどこの誰なのか、メールを受け取った人が理解しやすくなります。また、メールの返信する際も、相手の所属や肩書きが分かっていれば、失礼なく宛名を記載することができるのです。そのため、ビジネスメールでは署名が必須のマナーになっています。
就活生のうちから署名を設定することにより、企業に丁寧な印象を与えることができるかも。それではGmailから署名を設定してみましょう。
①歯車アイコンをクリックし、[設定]を選択する
②全般のタブを選択し、署名設定の枠まで移動する
③「署名あり」にチェックを入れる
④署名欄の文章を記入する
▼署名の記入例
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〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 4年
就活 太郎 (しゅうかつ たろう)
Tel:080-0000-0000
Mail:shukatu-taro@gmail.com
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⑤[変更を保存]をクリックして設定完了
Gmailではメールアドレスと一緒に、ユーザーのアカウント名を設定することができます。
メールを受け取った相手も見ることができるので、自分の本名をアカウント名に設定するなど、失礼のないアカウント名に設定しておきましょう。
①右上の個人アイコンをクリックし、[Google アカウント]のボタンを選択
②左側のタブから、個人情報の項目をクリック
③名前の部分を本名へ変更する
スマートフォンから簡単にメールを確認できるのは便利ですが、なるべく送信や返信はパソコンから行うようにしましょう。
たとえばiPhoneから返信を行うと、「iPhoneから送信」といった表示がでてしまったり、文章のレイアウトが崩れてしまうため、あまり良い印象を与えません。また、履歴書などファイルの添付が必要になった場合、スマホからでは操作ミスによる添付忘れや、ファイルの選び間違いなども発生しやすいです。A社に送るはずだったESを間違ってB社に送ってしまった…なんてことは嫌ですよね。ミスを防ぐためにも、なるべくパソコンからメールを送りましょう。
スマートフォンやパソコンのメールをよく使う方は、「迷惑メール設定」を行っていると思います。
しかしこの設定が、思わぬ弊害を生んでしまうこともあるようです。就職活動では、ナビサイトを経由せず、初めから企業と直接メールでやり取りを行うケースもあります。その場合、企業からのメールが迷惑メールに分類されてしまうことも十分考えられます。
そのため就活の時期にあたっては、迷惑メール設定を解除するか、迷惑メールが来ない新しい就活専用のメールアドレスを作成するのがおすすめです。
便利なものはどんどん使っていきましょう！
就活専用のメールアドレスをつくるメリットや、おすすめのメール設定について説明しました。実は、就活専用にメールアドレスを新しく作成している就活生は、就活生全体の半数ほどのようです。
必ずしも新しいメールアドレスを、就活用に作らなければいけないという訳ではありませんが、今回の記事を読んで「便利そうだな」と感じた方はぜひ活用してみてください！
